Política de tratamiento de datos personales

Equilibrio Agencia Digital SAS (en adelante LIZI) es una empresa con domicilio en Bogotá Colombia que presta servicios de administración y optimización de ecommerce, especializado en diseñar, implementar y gestionar soluciones digitales para terceros.

Para poder desarrollar dichas actividades LIZI, constantemente recolecta datos personales de sus clientes, sus prospectos y además, por la naturaleza de sus servicios, accede a bases de datos de terceros.

Por ello, y teniendo en cuenta cuál es la intención de LIZI de brindar máxima transparencia y cumplimiento de sus deberes al momento de tratar datos personales de terceros, implementa y divulga esta política de tratamiento de datos personales con fines comerciales.

Fundamento Jurídico:

Esta política de tratamiento de datos personales se rige por las disposiciones legales de la ley 1581 de 2021, el artículo 15 de la constitución política de Colombia, el Decreto 1377 del 2013, la sentencia C 748 de 2011, el Decreto 1074 de 2015 y en general cualquier otro instrumento normativo que resulte aplicable.

1. Objetivo:

Establecer los criterios para la recolección, uso, almacenamiento, supresión y circulación de los datos personales a los que accede LIZI cuando presta sus servicios a terceros y de los que recolecta directamente LIZI cuando implementa sus propias labores comerciales y de captación de clientes.

2. Obligaciones:

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para todos los colaboradores de LIZI.

3. Responsable del tratamiento:

Equilibrio Agencia Digital SAS sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el NIT 901109061-8, con domicilio principal en la Carrera 7 B BIS No. 126 - 36 de la ciudad de Bogotá, República de Colombia. Teléfono 0317953610 en la ciudad de Bogotá, será quien actúe como responsable del tratamiento de los datos personas que se recolectan en LIZI, igualmente será el encargo del tratamiento cuando un tercero le comisione a realizar actividades sobre sus bases de datos.

4. Definiciones:

Para la correcta interpretación de esta política de tratamiento de información personal, se presentan las siguientes definiciones que han sido establecidas por la ley 1581 de 2012:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Se presentan las siguientes definiciones que han sido establecidas por el decreto 1377 de 2013:

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquello~ que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

5. Principios:

Como Responsable o Encargado de tratamiento de datos personales, LIZI se compromete a observar los siguientes principios, según le corresponda:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la ley, o siguiendo los procedimientos de la ley.

6. Deberes de LIZI cuando actúa en calidad de Responsable del tratamiento de datos personales:

Siempre que, LIZI, por sí misma o en asocio con otros, decida recolecte, almacene y use datos personales y además decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, estará actuando como Responsable del tratamiento de los datos. En cuyo caso tiene los siguientes deberes:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios y cualquier otra ley que la adicione y la modifique.
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley 1581 de 2012
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando sea del caso.

7. Deberes de LIZI cuando actúa en calidad de Encargado del tratamiento de datos personales:

Siempre que LIZI realice el Tratamiento de datos personales por cuenta e instrucción del Responsable del Tratamiento, estará actuando como Encargado de Tratamiento de datos personales, en cuyo caso deberá cumplir con los siguientes deberes:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley;
Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando sea del caso.

En ejecución de estos deberes LIZI se compromete a establecer medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y los decretos que la modifiquen y adicionen, tal como lo indican las autoridades competentes.

Igualmente LIZI tiene desarrolladas:

Descripciones detalladas de las operaciones de Tratamiento de Datos Personales que realiza con los datos que recolecta o con los que tiene acceso, que reposan en bases de datos que son recolectadas por terceros.
Evaluación y medidas que permitan identificar y mitigar los riesgos en privacidad para sus sistemas de almacenamiento de información.
Programas de formación para su equipo de trabajo, proponiendo una cultura de estricto cumplimiento legal frente al manejo de datos personales.

Igualmente, cuando LIZI se propone acceder a una base de datos de un tercero, en virtud de un respectivo contrato o instrumento jurídico que permita el acceso y uso legítimo de los datos personales que han sido recolectados por terceros, LIZI exige, entre otras cosas, lo siguiente:

Que dichos datos hayan sido recolectados siguiendo la legislación vigente.
Que se le haya informado a los titulares de la información las actividades y finalidades para las cuales se han recolectado los datos.
Que existan mecanismos de comunicación eficaces para darle un correcto trámite a las consultas, peticiones, quejas y reclamos de los titulares de la información.
Una descripción detallada de las actividades que se deben llevar a cabo en virtud del servicio que se pretende prestar.

8. Tratamiento y finalidad:

En desarrollo del objeto social de LIZI normalmente se llevan a cabo actividades como recolección, almacenamiento, uso, circulación y en ciertos casos, la supresión de datos personales. Dichas actividades y los criterios para realizarlas dependen entre otras cosas, de la calidad en la que actúe LIZI, es decir como Responsable o Encargado.

A. Recolección de datos:

Cuando LIZI, esté recolectando datos personales para su propia labor comercial utilizará diferentes medios para la recolección de datos personales. Excepcionalmente estos serán físicos, como en el evento de una persona envíe una solicitud de prestación de servicios o mediante la suscripción de un formulario en eventos presenciales de activación de marca. Por regla general serán recolectados a través de la página web www.LIZI.la en el apartado contáctenos. En ambos casos se pondrá de presente esta política de tratamiento de datos personales, o por lo menos se informará de la existencia de esta política, los usos que se le darán a su información, los derechos que le asisten, como ejercerlos y quien es la persona que está recolectando sus datos.

Si el titular de la información, desea que sus datos sean tratados por LIZI, deberá dar aceptación expresa a esta política, por algún medio que le permita a LIZI guardar copia de ello.

B. Almacenamiento y uso:

Una vez los datos hayan sido recibidos por LIZI, de acuerdo a las disposiciones de esta Política, estos serán almacenados por LIZI en sus instalaciones digitales, contando con medidas aceptables de seguridad, para ser utilizados para las siguientes actividades:

Clasificación dentro de los sistemas de información como cliente o cliente potencial.
Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de LIZI en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por LIZI.
Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
Verificar los datos del titular de la información en listas relacionadas con lavado de activos y financiación del terroristmo, para cumplir con las regulaciones anti lavado de activos, cuando sea del caso.
Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales LIZI haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.
Prestar los servicios ofrecidos por LIZI y aceptados en el contrato suscrito, cuando sea del caso.
Llevar a cabo actividades de facturación.

Dichas actividades tienen las siguientes finalidades:

Remisión de información a los titulares para cumplir metas comerciales
Cumplir con las obligaciones tributarias de LIZI
Asesoría en el servicio que mostró interés.
Prestación del servicio contratado.
Gestiones de cobranza

Cuando LIZI, acceda a bases de datos personales que hayan sido recolectados por terceros los utilizará para las siguientes actividades:

Realizar actividades con los datos personales de acuerdo a las instrucciones que le brinde el Responsable del tratamiento de datos en cuanto a las actividades a realizar que en todo caso deberán estar acordes a la legislación. En virtud de esto:

Se comunicará vía correo electrónico o mensaje de texto, en nombre del Responsable del tratamiento de datos personales para dar información sobre bienes y servicios.
Se comunicará vía correo electrónico o mensaje de texto, en nombre del Responsable del tratamiento de datos personales para dar información sobre promociones.
Se comunicará vía correo electrónico o mensaje de texto, en nombre del Responsable del tratamiento de datos personales para dar información sobre gestión de pagos y envíos de bienes que sean vendidos por el tercero.

Resolver quejas, consultas o reclamos que le formulen los titulares de de la información, con respecto a sus datos personales.
Actualizar la información de acuerdo a la petición que en ese sentido formule el titular de la información ya sea directamente o a través del responsable del tratamiento de datos.

Dichas actividades tienen como finalidad:

Cumplir con las obligaciones que hayan sido contraídas con el Responsable del tratamiento de datos personales.

LIZI no realiza copia o descarga de bases de datos personales de terceros y únicamente las utiliza de acuerdo a las instrucciones planteadas por el Responsable del tratamiento de datos personales y a las obligaciones que por ley le correspondan. Por esto, cualquier persona que pretenda contratar los servicios de LIZI deberá contar con su respectivo sistema de tratamiento de información personal.

C. Circulación:

Los datos personales de los clientes de LIZI, circulan de manera interna dentro de la empresa, para la prestación efectiva de los servicios y las gestiones de facturación.

Igualmente son compartidos con el proveedor tecnológico de facturación electrónica en cuyo caso se realiza la socialización de políticas de tratamiento de información de dicho tercero.

Los datos personales que LIZI trata como Encargado de tratamiento de datos, circulan únicamente con las personas autorizadas según informe el Responsable del tratamiento de datos personales.

D. Supresión de datos:

Los datos personales de los clientes de LIZI, serán conservados mientras se mantenga relaciones comerciales con el titular del dato y aún después por el término que indica la ley para los documentos que debe conservar el comerciante.

9. Derechos de los titulares de la información:

Como titular de sus datos personales, tiene derecho a:

Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:

- Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios como el aporte de al menos dos documentos de identidad donde se vea su nombre completo y número de identificación

- Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;

- Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento;

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

10. Área encargada de atender peticiones, consultas, reclamos

El área de talento humano es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.

11. Procedimiento:

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, LIZI, presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información al correo electrónico privacy@lizi.la:

Nombre completo y apellidos
Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto), Medios para recibir respuesta a su solicitud
Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
Firma
Número de identificación

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, LIZI informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales- .

12. Vigencia:

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 1 de enero de 2024. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

Esta Política podrá ser modificada en cualquier momento, sin embargo en todos los casos se dará aviso a los titulares de la información que haya sido recolectada bajo esta política, para que se manifiesten sobre su nueva aceptación o rechazo.